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说说合同的外在质量  

2013-11-21 14:14:26|  分类: 社会杂谈(原创) |  标签: |举报 |字号 订阅

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我们在审查合同时一般都比较注重合同条款在实体及程序方面与法律规定、交易目的的符合程度等内在质量,而对合同的外在质量往往重视不够。合同的外在质量虽然并没有明确的定义,但一般是指合同的表述质量,基本上与法律规定没有太大的关系,更多是为了阅读、理解、执行等后续工作的便利,而对合同外在表现形式所进行的安排。

不过,虽然合同的外在质量与法律规定关系不大,但并不能说明其不重要。其实很多合同纠纷发生的真正原因,完全是由于表述不当引起的,而不是真正存在法律方面的问题。这就要求相关人员在合同审查时要把审查合同的外在质量放在同样重要的位置。

审查合同的外在质量一般认为包括五个方面:结构体系的清晰度、功能模块的完备度、整体思维的严谨度、语言表达的精确度、版面安排的美观度。

第一、结构体系的清晰度

合同是交易双方围绕交易所设定的权利义务体系,是由条款集合而成的功能各异的不同模块组成的。有些合同很简单,也许对结构体系没有什么特别的要求。但对于篇幅较大的合同如果没有清晰的结构,阅读理解起来是很困难的。

设立清晰的结构体系主要应该注意设立适当的标题体系。标题体系就是将合同结构体系各组成部分加上标题以直观地标示其内容。有了标题体系,可以直观地发现合同各组成部分之间是否重叠或存在漏洞,以及各组成部分所处的位置是否合理、上下或前后关系是否需要调整。建立结构体系但于对合同整体结构进行判断,也是提高合同质量的有效方法。

第二、功能模块的完备度

当合同的结构体系已经清晰的建立起来后,便可以直观的审查合同的结构是否存在缺陷,并针对缺陷优化和调整模块间、条款间的组合,以消除各类缺陷。而从结构的角度审视,合同是由不同主题、篇幅、功能的模块构成的。

而为了保证合同功能模块的完备,我们一般应该考虑以下几个方面:模块之间是否存在功能缺失或重叠;从模块顺序安排上考虑,上下层级、前后顺序是否合理;各模块是否具备了应有的功能;各模块中的内部模块或条款是否功能齐全等。

第三、整体思维的严谨度

合同的严谨程度一般与企业的要求、合同的重要程度、合同风险的高低有关,并不是所有的合同都要按照最高的标准进行严谨度的审查。但我们对合同的严谨性必须重视,不然容易出现严重的后果,也容易产生法律风险。

主要应该审查:是否存在衔接不当而引起的引述错误;是否存在假设范围过窄而影响严谨性的问题;是否存在权利义务重叠而引起的条款自相矛盾,以及叠加后产生理解歧义等。

第四、语言表达的精确度

语言表达是固化交易各方权利义务的基础,语言文字是合同中最基本的组成单位,表述上的错误往往会造成严重的后果。分析起来,合同中语言文字出现的问题远远多于其它问题,这就要求我们在审查合同时,从词汇选择到句法、语法等各方面都要重视。

我们在审查合同的语言表达时有一点需要注意,那就是合同的主要读者即不是律师也是法务人员,而是企业的业务人员,合同的履行主要靠这些人来完成。那么,合同必须保证要让业务人员看得懂、易理解。另外,合同的行文风格应该采用正式的书面公文体,风格严肃庄重,内容精确严谨,词汇和句式表述规范。尽量避免出现口语、广告语等不规范的用法。

标点符号也必须重视。例如,每个句子结束时应使用句号,而不要一逗到底。一逗到底容易使不同意思,不同内容的句子相互干扰,从而形成多种不同的理解,产生不必要的歧义。而在合同中使用英文的点号即不规范也使句子没有逗、句之分,更加难以区分意思,使表述变得极不精确。另外,为了使表述更加清晰,有时可以将不同的句子以分行的方式表述。

另外,语言歧义的问题也必须引起我们的足够重视。语言歧义现象一直就存在,产生的原因一般是,某些特定的语句在特定的场景下按照不同的语法结构解释会产生不同的理解。出现语言歧义后果是很严重的,特别是在一些格式合同中如果出现语言歧义往往容易导致灾难性的后果,这就要求我们重视这方面的审查。

分析起来,出现语言歧义的原因很多,像因缺少句子成分而产生的歧义、因句子成分组合而产生的歧义、因一词多义而产生的歧义、因标点符号而引起的歧义、因对象及环境变化而产生的歧义等。对于这些方面,我们必须有针对性的加以注意,尽可能杜绝语言歧义的出现。

第五、版面安排的美观度

审查合同的版面质量一般都属于“额外工作”,很多人并不重视。但片面质量影响着人们对合同的主观印象。对版面安排我们一般应该注意以下几个方面:一是,排版是否符合中文的版式要求;二是,字体、字号、字间距、行间距是否合理、美观大方;三是,不同层级的标题是否符合习惯,是否便于识别。

当然,我们也必须明白,合同形式是服务于合同内容的,在合同外在质量方面做到什么程度要根据交易的具体情况及当事人的要求决定,不可为了形式而形式,片面追求形式上的完美而忽略了对合同内在质量的要求。

仅记于201311182200分。

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