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对合同文本写作的几点浅见  

2014-09-09 07:15:26|  分类: 社会杂谈(原创) |  标签: |举报 |字号 订阅

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最近粗略看了公司近期签订的几十份合同,总体来说条款严谨,没什么问题。但个人感觉仍有个别的合同存在一些细小的瑕疵,通俗来说,就好像美女出门没洗脸,多少有些影响形象。另外,就像美女出门收拾的干净、利索,最好再简单化化妆,即可以让自己有个好心情,也是对别人的尊重一样;把合同文本书写的严谨、规范,即代表了公司的形象,也是对合同对方的一种尊重。当然,合同没有写得最好的,但可以写更好些。

下面我主要讲六个方面的内容:

一、要明确合同主要是写给谁看的

合同的作用通俗来说是用来确认双方的合作或交易关系,明确和细化双方的权利义务,提示和规避风险。合同主要有口头和书面形式。我公司的合同均采用的是书面形式,采用书面形式的合同,一是备案、审批、财务记账的需要;二是发生纠纷提起诉讼或仲裁时用作证据。对我公司的某些合同,像通过下水销售给系统内电厂的煤炭买卖合同,有些是在交易已经履行完毕,为了存档和财务记账需要而补签的合同,只要把合同中的数量、质量、价格条款约定清楚即可,其它条款怎样写其实无所谓。而多数合同在合同写作时就需要考虑到该合同最终是有可能被提交给法官或仲裁员作为证据使用的,考虑到这一点,我们在合同文本的写作过程中就要尽量做到合同条款结构清晰、逻辑严谨,专业方面的问题要表述的清楚明确,不要出现含混不清容易产生歧义的地方。

合同主要是写给法官或仲裁员看的,明确这一点很重要。同样的内容,写给不同的人看,写法肯定是不一样的。

二、合同标题要规范

最近,我粗略看了公司近期签订的合同,发现合同标题书写的并不一致。当然,不论怎么书写,大家都能理解,不会产生歧义。但是不够规范。

比如,有的合同标题是:××××协议,其实同向的一般习惯称“协议”,例如,几个人或几家公司合作经营某项业务,股东之间或合作伙伴之间明确相互之间权利义务关系的文件可以称:××××合作协议。而对向的,像买卖双方明确相互之间权利关系的文件一般称:××××买卖合同。

另外,合同标题用“买卖合同”这也是法定的规范名称。当然用购销合同、采购合同等意思大家也明白,但不够规范。因为对买卖现货的合同,《合同法》分则中对相关的权利义务有一专门的章节进行了规定,其中对买卖合同有明确的定义。参照:《合同法》第一百三十条:买卖合同是出卖人转移标的物的所有权于买受人,买受人支付价款的合同。所以,我公司经营中签订的合同规范的标题应该是:煤炭买卖合同。

三、要规范的列明合同当事人

关于这个问题公司的合同大多都能清楚、规范的写明合同对方的相关信息。但有一点我想提醒一下,买卖合同的双方为“买受人”和“出卖人”,不要写“买方”和“卖方”或“供方”和“需方”,这“供方”和“需方”是计划经济时代的称谓。还有,可以用甲方、乙方,也可以不用甲方、乙方。但用甲方、乙方的须在列名部分注明法律关系称谓,如“甲方(出卖人)”、“乙方(买受人)”,以免含混不清不知谁买谁卖。我在翻看公司的合同时就发现里面有弄混的。

另外,银行账户应该写在正文的付款条款里面。公司的合同一般都把这些内容放在合同尾部,我觉得不怎么合适。尾部是落款的地方,就是签名盖章,不宜写这些,

四、合同序言要言简意赅

一般合同序言我们通常会写明双方签订合同的目的是什么,简称“鉴于”。根据《合同法》的相关规定,当合同出现争议时,法官会根据合同目的来解释合同条款,并据此作出裁决。所以,“合同目的”也就是“鉴于部分”的内容完整、清晰明确,直接关系到合同各方的切身利益。最简单的方法是将合同顺利履行后,能够获得的收益,完整清晰的写入“合同目的”。这样,一来可以更严密地保护已方利益,二来可以给予对方强烈的心理预期和提示,降低对方违约的主观意愿。

当然,考虑到我公司的经营实际,合同序言写上“上列买卖双方就某某事项经协商达成协议如下”也可,但有些合同的补充协议,最好在序言部分加上:鉴于××××,说明有关情况、原委、理由。要不然,当时过境迁出现争议后,不但不熟悉情况的律师、法官会看不明白,可能连合同承办人也说不清楚。

五、合同条文要逻辑清晰、语句严谨

(一)合同条文只写规范性的内容,明确双方的权利义务即可。冠以“宜”、“应”等倡导性的内容可写可不写,没有规范意义的内容不必浪费时间。

(二)逻辑清晰的基本方法是分条编号

分条编号不但可以使合同逻辑清晰,需要时引用也方便,比如我们在法律文书中引用某证据材料一般指明案卷第几卷第多少页第多少行,援引法条只须指明法规名称第几条第几款第几项,引用合同条文时指明某合同第几条第几款即可。

合同条文不能像写文章时那样用“首先、其次、再次”,条文内层次一般分4级,第一级为“条”,条内自然段称为“款”,款内并列的内容用数字编号分自然段,称“项”,项下可再分为目。

下面的编号方式可供大家参考:

1.依据《立法法》第五十四条的规定:法律根据内容需要,可以分编、章、节、条、款、项、目。编、章、节、条的序号用中文数字依次表述,款不编序号,项的序号用中文数字加括号依次表述,目的序号用阿拉伯数字依次表述。通俗来说就是:第一编、第一章、第一节、第一条、分款移行、(一),共七级。

2.依据《国家行政机关公文处理办法》的规定,结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”,共四级。这些层次编号的数字后使用标点符号也需要注意,一般习惯在“一”后面用顿号(、);“(一)”和“(1)”后既不要加空格,也不要符号;“1”后面用西文的小圆点(.)。

3.我国国家标准的西式表达法:“11.11.1.1a”四级。但要注意,最后一字符后加空格,但不要用标点。

另外,如果还需要分级的,可在段内用①②③。

(三)遣词造句需要注意推敲

合同不是“语”,而是“文”,一不能写成大白话,二不能啰嗦,三不能含糊其辞,四是夸张、比喻、排比、拟人、渲染等修辞手法不可用。

1.注意情态动词的用法

1)要对方做的,用“须”,不要用“应”,但不是“必须”,“必须”口气太硬,不利于相互的合作;

2)为体现合同公平公正,也要写些约束己方的看上去对自己不利的条文,但尽量用“可”或“应”,别用“须”;

3)禁止对方做的,用“不得”;

4)任意性的内容用“可”,不是“可以”,显得文字洗练;

5)建议性的内容用“宜”,不用“可以”,显得规范一些。

2.其他一些词的用法

1)另外,有人写合同时喜欢用“之”字,如“甲方之权利”,“乙方之需要”,“法律之规定”,读来感觉有点像清末民初时的文章,觉得改成“的”字较适当。当然,成语和习惯用法就另当别论。

2)“也”字有些大白话,用“亦”,如“也可以……”改为“亦可……”。

3)“没有”、“不”改为“未”。“不按时付款”似有故意拖欠之意,“未按时付款”或“逾期付款”则是表达事实,中性的。

3.数词的使用

1)关于数词的使用《出版物上数字用法的规定GB/T 158351995》有详细规定,简单说,表示数值的用阿拉伯数字,表示中国特有的、中国古代纪年和有些固定用法的用汉字。

2)数字一般采用阿拉伯数字表示。书写的方法是从从小数点起,向左和向右每三位数字一组,组间空四分之一个汉字(二分之一个阿拉伯数字)的位置,以千分撇“,”分节。小数部分可以不分节,四位以内的整数也可以不分节。阿拉伯数字书写的纯小数必须写出小数点前定位的“0”。小数点是齐底线的黑圆点“.”。例如:0.46不得写成.460·46。另外,同一数值应避免断开移行。

3)合同中重要的数字要双写,比如数量、单价、金额、比例等。应先用阿拉伯数字写一遍,接着用括弧再用中文重复一遍。双写一是写两次当时会核对,可以避免写错;二是避免以后发生争议。当然,像我公司签订的煤炭买卖合同,其中有很多关于质量约定的条款,因为指标较多可以不用双写,但涉及金额的条款一定注意要双写。

4.句子要简短。不要用复句,更不要用一口气读不完,仔细琢磨半天也难以理解的句子。条文要短。最好是每行就是一句话。如果是一个很复杂的意思,就要拆成几句话来说。

5.不可抗力条款其实不必写。法律规定得很清楚。未尽事宜可以补充、同等效力等,没有实际意义,也可以不写。

六、合同版式要即规范又美观

1.用中文版式,即首行缩进2字符。

2.条文编号的数字要打上去,最好不要用系统自动生成的。自动生成的间距较大,还不能复制。

3.标题用小2号宋体,正文用小4号或5号宋体即可。按照国家标准和公司的公文管理办法,标题用2号小标宋,正文用3号仿宋,字体有些过大,即不符合环保的要求,看着也不舒服。更不要用黑体,黑体是在墙上写标语用的,不是正式的文件用字。

4.关于标点符号,全角和半角的混淆也是常见的问题。它的正确写法是:句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置,居左偏下,不应出现在一行之首;引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末,后一半不出现在一行之首;破折号和省略号都占两个字的位置,中间不能断开;连接号和间隔号一般占一个字的位置;另外,这四种符号上下居中等。当然这些要求,利用WORD软件只要输入正确完全可以自动实现。

5.有两页以上的一定要用页码,页码位置放在页面底端居中。依据《国家行政机关公文格式》的规定,页码格式是“-1-”式样,但用“1/2”或“第1页,总2页”等格式更适当,以便读第一页时就知道共有多少页,后面还有多少页,读到末页就知道后面有无缺失。3页以上的合同,可以加上页眉,使每页注明合同标题。页眉、页脚、页码均用小5号宋体。

另外,合同最好用A4纸双面打印,环保节约,装订时又不易缺失。

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