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关于单位印章管理的几个问题  

2015-06-04 07:14:32|  分类: 社会杂谈(原创) |  标签: |举报 |字号 订阅

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最近公司为更好的防控风险,对公司印章的管理和使用情况进行了梳理,并正在制定加强管理的措施。当然,因为公司的管理整体来说比较规范,梳理后并没有发现印章管理和使用中存在违规情况。但在梳理过程中,也让我想到之前曾多次被咨询过的一些与印章管理相关的问题,简单分析一下。

首先,印章的种类和用途我在去年码的一篇文字中曾经分析过就不再赘述。其次,刻制印章需要什么程序和手续,在当前中国这种现状下,个人建议还是直接去公安机关询问清楚,然后按照它们的要求办就可以了,因为各地公安机关的要求可能不尽一致。至于刻制印章的要求,一般公安机关指定的刻制印章的单位都清楚,具体可以参照1999年12月25日国务院发布的《国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》执行。据说,公安机关针对制贩、使用假印章违法犯罪活动日趋严重,且屡打不尽、屡禁不绝的情况,正在研究制定《印章治安管理办法》,具体是否已经公布执行,我没有查到。

一、单位印章重点在加强日常管理:

首先,要建立建全印章管理制度。在制度中至少应明确由专人保管印章,明确使用印章的审批流程,建立印章使用台账,并明确相关人员的责任等。其次,要加强对印章保管人员法律风险防范的教育,使其认识到印章对企业管理的重要意义,不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。

另外,需明确使用印章必须按规定履行审批手续。经批准后,印章使用人应填写统一的用印登记表,印章保管人员对用印文件要认真审查,审核与申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。用印时必须由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,同时不能让印章离开印章保管人员的视线。

同时,印章保管人员必须加强对印章的保管,未经批准,不允许将印章携带外出,特殊情况下需携带外出时,必须指定监印人随同。

二、遇到单位印章被盗、抢或丢失应立即采取以下措施:

如果确属印章被盗、抢或丢失,则该因印章的使用而发生的纠纷,单位一般不承担责任。遇到这种情况,首先,因为印章在公安机关有备案,所以丢失后应立即到丢失地点所辖的公安机关报案,领取报案证明。其次,在相关报纸上发布声明,声明公章作废,具体在哪家报纸登报声明可询问当地工商局,每个地方的规定不同。最后,根据要求,持相关证明刻制新的印章。这其中需要注意的是,如果印章被盗、抢或丢失后被使用,在可能的情况下应及时通知相对人,陈述相关事实,如果被用来签订合同应协商解除相关合同,如果相对人不予配合,要及时向当地法院申请,通过法律途径认定合同无效,解除相关合同。

三、特殊情况下的效力问题:

1.如果合同上没有加盖合法有效的印章但有法定代表人签字,合同是否有效的问题。

一般情况下有效,除非合同中明确约定合同生效需签字并盖章。根据《合同法》第三十二条的规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”因为法定代表人以公司名义从事民事活动时代表公司,因此仅有法定代表人签字合同成立并生效。同理,虽然没有加盖印章,但如果在合同上签字的人得到了公司相应的授权,那么合同一样是有效的。

2.如果合同上所盖印章并非合同专用章,而是采购专用章、业务部门印章等,合同是否有效的问题。

一般情况下认定有效,除非有证据证明相反事实。合同上加盖的印章虽然并非合同专用章,不符合签订合同的一般原则和规定,但这是公司自身管理方面存在的漏洞,如公司不能提交相应的证据,证明合同所涉印章与公司无关或为他人私盖,即应认定公司承认合同的效力。另一方面,根据《合同法》第三十七条的规定:“采用合同书形式订立合同,在签字或者盖章之前,当事人一方已经履行主要义务,对方接受的,该合同成立”,因此如果对方已按合同履行主要义务而该公司接受的,则合同无须签字、盖章也已经成立生效。

3.将印章外借他人使用,他人私下签订的合同是否有效的问题。

在实务中一般认定有效。公司作为独立的法人,公司印章是其对外进行活动的有形代表和法律凭证。公司管理人员,经过公司授权后,只是印章暂时的持有者和保管者,其加盖公司印章所产生的权利义务,理应由该公司来承担。公司自愿将公司印章外借他人使用,应视为公司授权他人使用公司印章,该印章所产生的权利义务关系应由该公司承担。

4.在合同上加盖分公司的印章是否有效的问题。

根据相关法律的规定,分公司虽然不是独立的法人,但分公司也需领取营业执照,是民事诉讼中的适格主体,因此在合同上加盖分公司的印章,一般也认定合同有效,但相关的民事责任由总公司共同承担。

5.如公司已更改名称并使用新印章,盖有原印章的合同对公司是否仍有效力的问题。

这当然有效。企业名称的变更并不影响变更后的公司承担原公司的债务,盖有原企业名称印章的文件对变更后的公司依然具有法律效力,因此对原公司名称印章仍应当妥善保管,必要时可以对该印章进行销毁并登记备案,以降低法律风险。

四、关于电子印章的相关问题:

根据《电子签名法》的相关规定,所谓电子印章(签名)并不是实体印章的图像化,而是数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。而这里所称的数据电文,是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。通俗来说,电子印章(签名)就是一个能够识别出具体盖章人(签名人)的电子数据密钥。

根据《电子签名法》的相关规定,民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书,当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书,不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。

但是,电子印章不适用于以下情况:涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;涉及土地、房屋等不动产权益转让的;涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的;法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

五、不同印章的法律效力问题:

一般来说,不同印章没有严格意义上法律效力的区别,只要是符合法律规定的盖章要求并且意思表示真实,印章均为有效。但是,由于印章的使用范围不同,公章在所有印章中具有最广的使用范围,是法人权利的象征。在实务中,审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。除法律有特殊规定外,均可以加盖公章代表法人对外签订合同及其他法律文件。凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。

六、关于识别印章真假的问题:

关于如何识别印章真假,我没什么经验,结合工作实践,请教了相关领域的朋友后,我觉得以下几个方面是重点:

第一要看字体,根据规定,印章必须要用宋体字,如果对方加盖的印章并非宋体字,假冒的可能性就比较大。

第二要看颜色,由于印章质材和加章时力度的原因,真正加盖的公章颜色往往不均匀,而电脑制作的假冒印章一般是用彩色打印机打印出来的,颜色比较一致,且更加鲜明。

第三要看形状,包括字的形状和周围圆圈的形状。正常来说,无论是圆形还是椭圆形的印章,虽然字都不是横平竖直的,但是每个字单独看都是规规矩矩的长方形,不会扭曲,也不会上面胖下面瘦看起来呈梯形。其次是看印章周围圆圈的形状,这个圆圈是有一定宽度的,并且仔细看边缘(包括印章上字的边缘),不可能非常平滑,经常有一些小缺口、小棱角或者小空白,这也是由于沾油墨和盖印的过程中油墨的密度和盖印的力度不一致造成的。电脑直接制作的印章就没有这些问题。

第四要看角度。虽然多数人盖章的时候都希望把章盖的很正,但是总会出现一点点偏差,特别是圆形的印章更不好把握。但是电脑制作印章时默认情况下肯定是正的。

第五看位置。看看印章是盖在空白处,还是盖在文字上。一般而言,印章应盖在公司名称上,而假冒印章一般盖在空白处,因为假冒印章是电脑做的,如果盖在文字上就会挡住后面的文字。如盖在文字上,可以仔细看一下,印章上的字和纸上印刷的字重合的地方,如果重合了,后面的文字可以透过油墨显示出来,那一般就是真的。

当然,以上这些分析多数是针对用电脑制作假冒印章的情况,如果取得印模后在街边随便刻个“萝卜”章,然后加盖,其实真假很难识别。只能要求,单位相关人员在交易时做好相关的审查工作。比如,在存疑时,可以要求对方提供公安部门的刻章许可或者委托律师调查对方的印章备案情况来检查印章的真假,而对对方不符合规范使用印章的情况要明确加以拒绝等。

仅记于2015年05月17日22时30分。

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